Conflictos entre el comité y el administrador y como solucionarlos

Es común que entre el comité de administración y el administrador de un edificio o condominio ocurran conflictos o diferencias. Lo importante, al igual que en cualquier relación, es buscar soluciones y establecer formas de trabajo para evitar problemas futuros. • Problemas en la comunicación entre el comité y el administrador del edificio Muchas veces los conflictos nacen de una mala comunicación entre el comité y el administrador. Es común que el administrador entienda algo diferente a lo que realmente quiere el comité. La responsabilidad de estos mal entendidos recae en ambas partes. En una relación laboral o comercial es fundamental asegurarse de que lo entendido es efectivamente lo que se quería comunicar. En contraste, el emisor del mensaje debe asegurarse de que este haya sido comprendido de manera correcta. Solución: Mantener un sistema de comunicación donde las solicitudes y requerimientos al administrador queden respaldadas (por ejemplo el correo electrónico). También, asegurarse de que tanto el comité y el administrador entiendan lo mismo cuando llegan a un acuerdo. Finalmente, dejar por escrito todas las tareas también puede ayudar a evitar conflictos. Básicamente, con mantener el orden e implementar procedimientos simples, se puede evitar o solucionar gran parte de los problemas de comunicación que generan conflictos entre el Comité y el administrador. • El comité se hace cargo de las responsabilidades del administrador Tener claro los roles y las funciones de cada parte es importante para evitar conflictos entre el comité y el administrador. En efecto, hay casos en que el Comité se dedica a ejecutar las tareas del administrador, es decir, el comité se dedica a administrar el edificio. En líneas generales, el administrador es el ejecutante de las solicitudes del Comité y, a su vez, el Comité es el que debe controlar lo que el administrador está haciendo. El Comité debe fiscalizar que las prioridades se cumplan en tiempo y forma, siendo esta su principal función. En cambio, el administrador es el que tiene que hacer que se ejecuten las prioridades, y armar una estrategia para gestionar el edificio. Solución: La solución a este problema pasa, en primera instancia, por una definición precisa del rol y las funciones del administrador, las cuales deben constar por escrito. Por otra parte, es relevante que el administrador actúe con diligencia ante las problemáticas de la comunidad, para evitar que el Comité decida actuar. La comunicación precisa y oportuna también es un apoyo importante para evitar este conflicto. • El administrador contrata un servicio sin un proceso transparente El costo de las manutenciones suele ser un foco de conflictos entre el comité y el administrador de un edificio. Por esto, es fundamental que el administrador, al contratar servicios, tenga un procedimiento transparente y objetivo, donde cotice varios proveedores y presente las alternativas al comité para que en conjunto se tome la mejor alternativa para el condominio. Solución: La solución para que no se produzcan conflictos entre el comité y el administrador, es implementar un procedimiento formal, transparente y objetivo para la contratación de servicios. Si el comité decide que toda la responsabilidad de contratar la tenga el administrador, es bueno que este pueda explicar los argumentos sobre la elección de un proveedor. #AjarviTips #MRG